rem prive denis    

Zásady společnosti ROmiLL, spol. s r.o. při zpracování a ochraně osobních údajů 

V souvislosti s účinností nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 -  Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, známé též pod zkratkou GDPR, přijala naše společnost (dále jen ROmiLL) tyto zásady zpracování osobních údajů.
Jejich cílem poskytnout všem fyzickým osobám, o nichž zpracováváme jejich osobní údaje, jasné srozumitelné informace o postupech společnosti ROmiLL při zpracování osobních údajů a přehledný výčet práv fyzických osob a postupů, jak tyto práva mohou vůči nám uplatnit.
 

1. Čí osobní údaje zpracováváme?     

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen GDPR) se vztahuje na osobní údaje fyzických osob. Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace o fyzické osobě, s jejíž pomocí lze příslušnou fyzickou osobu identifikovat.
 
Společnost ROmiLL zpracovává osobní údaje těchto fyzických osob:
  • zákazníků, jimiž jsou osoby, které se společností ROmiLL uzavřely kupní smlouvu nebo smlouvu o dílo;
  • potencionálních zákazníků, jimiž jsou osoby, se kterými společnost ROmiLL jedná za účelem přípravy smlouvy (objednávka, posouzení vad), ač k uzavření smlouvy doposud nedošlo;
  • smluvních partnerů, kteří společnosti ROmiLL poskytují své služby či dodávají své výrobky;
  • uchazečů o zaměstnání, kteří projevili zájem o zaměstnání ve společnosti ROmiLL;
  • zájemců o společnost ROmiLL, kterými jsou osoby, které společnost ROmiLL kontaktovaly prostřednictvím e-mailu, položily dotaz na webových stránkách společnosti ROmiLL, stránkách na sociálních sítích, komunikovaly se společností ROmiLL  telefonicky, prostřednictvím chatovacích služeb nebo za použití jiných elektronických služeb;
  • našich zaměstnanců, jimiž jsou fyzické osoby, které s námi uzavřely pracovní smlouvy, dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti.
  • návštěvníků sídla společnosti ROmiLL, tedy osob, které společnost ROmiLL kontaktovaly osobně návštěvou areálu v Brně, Hrušovanech nad Jevišovkou, Kyjově nebo Bohuslavicích. Tyto areály jsou monitorovány kamerovým systémem.
Ve společnost ROmiLL zpracováváme osobní údaje shora uvedených fyzických osob (jinak také subjektů údajů dle GDPR) jako správce osobních údajů, protože si sami volíme účely a prostředky zpracování a odpovídáme za to, že námi prováděné zpracování osobních údajů je v souladu se zásadami GDPR.
Zpracováním se rozumí jakákoliv operace spočívající shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení, pozměnění, vyhledání, použití, omezení nebo výmaz osobních údajů fyzických osob.
O shora uvedených fyzických osobách v  souvislosti s výkonem podnikatelské činnosti ve společnosti ROmiLL provádíme zpracování těchto kategorií osobních údajů:
  • identifikační údaje: umožňující identifikovat osobu, se kterou komunikujeme nebo jí poskytujeme naše služby, zejména jméno, příjmení, v případě našich zákazníků a smluvních partnerů také bydliště, sídlo nebo místo podnikání, datum narození, IČO, DIČ, název obchodní firmy, podpis, bankovní spojení  atd.; v případě zaměstnanců datum narození, rodné číslo, číslo průkazu totožnosti, evidenční číslo zdravotního a sociálního pojištění atd.;
  • kontaktní údaje: umožňující nám se s vámi spojit, zejména e-mailovou adresu, číslo mobilního telefonu, popř. IP adresu atd.;
  • osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík atd.);
  • osobní údaje vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb (údaje o uzavřených smlouvách, platební historii, změnách smluv, výše mzdy, mimořádné odměny, podpůrčí doba u dávek nemocenského pojištění atd.);
  • osobní údaje získané na základě komunikace mezi námi a fyzickou osobou (IP adresa, adresa na sociální sítě, polohové údaje, písemné zápisy z osobní komunikace, záznamy telefonické komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, chatovou a videochatovou komunikaci atd.);
  • data z internetového prohlížeče -  v případě, že fyzická osoba povolí cookies ve svém webovém prohlížeči, získáváme analytická data o chování této fyzické osoby v prostředí internetu (bližší informace ke cookies jsou vždy uvedeny na webových stránkách);
  • záznamy z kamerového systému – vyobrazení fyzické osoby;
  • osobní údaje pro řádný výpočet daně z příjmů – pokud zaměstnanci vznikne nárok na slevu na dani nebo na daňový odpočet, zpracováváme i osobní údaje rodinných příslušníků zaměstnance pro tyto účely (identifikační údaje dětí, manželky, manžela, atd.) a pro účely daňových slev (údaje o studiu, o úvěru na bydlení, sjednaném životním pojištění, atd.).

2. Jaký máme zákonný důvod pro zpracování vašich osobních údajů?

Společnost ROmiLL získává osobní údaje od fyzických osob vždy v souvislosti s výkonem své činnosti, nepotřebujeme proto od fyzických osob získat souhlas se zpracováním osobních údajů. Naší povinností je všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme řádně informovat a poučit je o jejich právech.

Poskytnutí osobních údajů ze strany fyzické osoby je vždy dobrovolné.
Zpracovávané osobní údaje musíme uvést do smluv a tyto údaje dále zpracovávat pro plnění svých daňových povinností, pro účely trvání záruky, atp.
U fyzických osob, které s námi komunikovaly prostřednictvím emailu či telefonicky, jako zájemci o produkty a služby společnosti ROmiLL, zpracováváme pouze základní identifikační a kontaktní údaje, za účelem podání řádné informace a odpovědi.

Kamerový systém v našich areálech v Brně, Hrušovanech nad Jevišovkou, Kyjově a Bohuslavicích je umístěn tak, aby monitoroval vnější i vnitřní prostory tohoto areálu tak, aby byl chráněn majetek společnosti ROmiLL. Kamerový systém nemonitoruje kanceláře ani jednací prostory umístěné v administrativních budovách ve výše zmíněných areálech společnosti ROmiLL. O umístění kamer jsou všichni návštěvníci řádně informování umístěním piktogramů.
Zákonnými důvody pro zpracování osobních údajů společností ROmiLL je:
a) splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je zákazník, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost zákazníka,
b) splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje (např. účetní a daňové předpisy, povinnosti vyplývající ze zákona o ochraně spotřebitele),
c) oprávněný zájem společnosti ROmiLL – zejména vedení evidence, vyřizování stížností, zamezení protiprávního jednání vůči zákazníkům, vymáhání pohledávek, nabídku dalších produktů společnosti ROmiLL zákazníkovi, či ochrana majetku a osob.

Společnost ROmiLL se při zasílání obchodních sdělení řídí se ustanoveními zák. č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti. Každý adresát je v našem obchodním sdělení informován o tom, kdo obchodní sdělení odesílá, že jde o obchodní sdělení a vždy má adresát jednoduše možnost odmítnou zasílání dalších obchodních sdělení ze strany společnosti ROmiLL v zápatí příslušného obchodního sdělení.
 

3.  Rozsah a doba zpracování

Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pouze v nezbytně nutné rozsahu dle druhu služeb, které vám poskytujeme a v rozsahu stanoveném právními předpisy, kterými jsme při podnikání vázáni.
Osobní údaje zpracováváme ručně i automaticky.
Rozsah osobních údajů zpracovávaných o zákaznících, potencionálních zákaznících, ručitelích a smluvních partnerech, stejně jako o zaměstnancích a jejich rodinných příslušnících, vyplývá z právních předpisů upravující uzavírání kupních smluv, smluv o dílo a pracovních smluv dle Zákoníku práce.
V ostatních případech zpracováváme pouze ty informace, které nám při komunikaci s naší společností RomiLL sdělíte, obvykle jde o telefonní číslo nebo e-mailovou adresu, zpracováváme také IP adresu, a to v případě pokud s námi komunikujete prostřednictvím počítače, dále zpracováváme vaše uživatelské chování v internetovém prostředí, respektive uživatelské chování na webové stránce společnosti ROmiLL, pokud povolíte ve svém počítači používání cookies.

Doba zpracování je dána především právními předpisy vztahujícími se naší podnikatelské činnosti (zejména povinnost prokázat splnění daňových povinností a řádné vedení účetnictví), podle nichž jsme povinni uchovávat dokumenty, na nichž jsou uvedeny vaše osobní údaje. 

Z tohoto důvodu osobní údaje:
  • našich zákazníků, zpracováváme po 10 let od uzavření poslední smlouvy; 
  • potencionálních zákazníků zpracováváme po dobu 3 let od posledního kontaktu,
  • našich smluvních partnerů zpracováváme po 10 let od uzavření poslední smlouvy;
  • uchazečů o zaměstnání po dobu výběrového řízení, nebo po udělení souhlasu po dobu 2 let od posledního kontaktu s námi;
  • zájemců produkty a služby společnosti ROmiLL zpracováváme po dobu 3 let od posledního kontaktu mezi námi a zájemcem;
  • kamerové záznamy zpracováváme po dobu 7 dnů od jejich pořízení;
  • našich současných i bývalých zaměstnanců a jejich rodinných příslušníků uchováváme a zpracováváme pracovně-právní data a doklady pro účely sociálního, zdravotního a důchodového pojištění vždy na základě povinného režimu v rozsahu a doby stanovené zvláštními právními předpisy z této oblasti pro minimální dobu uchování těchto dokumentů.

4. Jaký je zdroj osobních údajů, jež zpracováváme a komu vaše osobní údaje předáváme?

Ve společnosti ROmiLL zpracováváme výhradně osobní údaje, které nám předáváte či které sami svou aktivitou vytváříte.
Nezískáváme jakékoliv osobní údaje od třetích osob, nekupujeme žádné databáze osobních údajů.

Osobní údaje, které jsme od vás získali, předáváme výhradně subjektům, které pro nás zajišťují některé služby a které zaručují vysoký standard ochrany zpracovávaných osobních údajů. 
Jedná se zejména o:
  • subjekty, poskytující společnosti ROmiLL účetní, daňové, poradenské, obchodní zastoupení či právní služby.  
V rámci oprávnění stanoveného právními předpisy jsme povinni zpracovávané osobní údaje poskytnout na základě žádosti státním orgánům, soudům a státem určeným dohledovým orgánům.

5. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů?

  • Máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které o vás zpracováváme. Obdržíte od nás písemně informaci o všech osobních údajích, které o vás zpracováváme, práva ostatních osob však nesmí být dotčena.
  • Máte právo požadovat opravu svých osobních údajů. Jakékoliv nepřesné, či neaktuální osobní údaje na základě vašeho podnětu a na základě předložení příslušného dokladu opravíme či doplníme.
  • Máte právo požadovat omezení zpracování svých osobních údajů ve vymezených případech, zejména pokud popíráte přesnost svých osobních údajů, uplatnili jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů společností ROmiLL či odmítáte jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasíte s jejich výmazem a požaduje namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů.
  • Máte právo požadovat výmaz zpracovávaných osobních údajů (tzv. „právo být zapomenut“) v případech stanovených v nařízení GDPR.  Za situace, kdy jsme právními předpisy povinni vaše osobní údaje zpracovávat, vám po tuto zákonnou dobu nebudeme moci vyhovět. Po uplynutí zákonem stanovené doby vždy vaše osobní údaje skartujeme (listiny), vymažeme (elektronické dokumenty), nebo provedeme jejich anonymizaci.
  • Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem společnosti ROmiLL. V tomto případě jsme povinni ukončit zpracování Vašich osobních údajů, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování na naší straně nepřevažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami.
  • Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že je zpracování prováděno pro účely přímého marketingu. Na základě vaší písemně uplatněné námitky, 
  • bez zbytečného odkladu, přestaneme vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.
  • Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů zpracovávaných společností RomiLL v případě, že je zpracování vašich osobních údajů založeno na smlouvě, či její přípravě a zpracování je prováděno automatizovaně. Vaše osobní údaje vám předáme v běžném, strojově čitelném formátu nebo je předáme osobě, kterou určíte.  

6. Jak svá práva můžete uplatnit?

Vaše práva vztahující ke zpracování osobních údajů ze strany společnosti RomiLL můžete uplatnit pouze písemně, v listinné formě zasláním na adresu našeho sídla. 
Proto, abychom vaše osobní údaje nepředali třetí osobě, či s nimi nenakládali v rozporu s právními předpisy, je nezbytné, aby byl váš podpis na uplatnění práv úředně ověřen.
Na základě takto ověřené skutečnosti, zaevidujeme vaše uplatnění práv a do 30 - ti dnů od doručení na adresu našeho sídla ROmiLL, spol. s r.o., Tkalcovská 799/14, 602 00 Brno vás budeme informovat o tom, jaká opatření jsme na základě vašeho uplatnění práv přijali. 

Dovolujeme si Vás upozornit, že zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti subjektů práv jsme oprávnění odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízení této žádosti.

7. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnosti proti zpracování vašich osobních údajů ze strany společnosti ROmiLL, spol. s r.o., nebo pokud se domníváte, že neplníme své povinnosti vztahující se zpracování vašich osobních údajů, a to dozorovému orgánu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.cz

Tyto Zásady společnosti ROmiLL, spol. s r.o. jsou platné od 25. 5. 2018.